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Digitalizzazione dei flussi di lavoro i consigli per le imprese

Digitalizzazione dei flussi di lavoro i consigli per le imprese
February 12, 2020 Alessandro Lumia

Digitalizzazione dei processi aziendali e dei flussi di lavoro: ecco i suggerimenti per non rimanere indietro

 

La digitalizzazione dei processi aziendali è un trend in forte crescita di questi ultimi anni ed è un tema cruciale nell’evoluzione delle aziende. Tutto, ovviamente, parte dal più ampio tema della trasformazione digitale che dapprima ha invaso il mercato portando nuovi modelli di business e di consumo ma nello stesso momento ha traghettato anche nuovi modi di gestire questi nuovi modelli (basati sempre di più sui dati ed il controllo delle operazioni).

Tutto questo trambusto ha ovviamente poi generato una necessità di allineamento delle modalità e dei costi di gestione anche per le aziende apparentemente non coinvolte dal cambiamento. Ed eccoci quindi al tema della gestione dei processi e dei flussi aziendali.

Andiamo però con ordine prima di arrivare ai consigli perché dobbiamo chiarire fin da subito quali saranno le maggiori difficoltà con cui avremo a che fare nel nostro cammino. Tendenzialmente queste difficoltà sono due:

  1. la resistenza al cambiamento, perché troppo impattante sulla pratica quotidiana della vita aziendale;
  2. “la messa a terra” di concetti a volte del tutto teorici, perché molte volte si parla troppo e poche volte si concretizza materialmente un cambiamento. Tutti troppo impegnati all’andamento delle sole vendite.

La situazione più comune che si viene a creare è la “paralisi da paura”. Al solo pensare di dover cambiare modalità di lavoro e dover coinvolgere tutti scatta il terrore e si allontana il cambiamento ma come vedremo non abbiamo scelta. Per non ottenere quindi l’effetto contrario e cioè quello di scoraggiare l’ambiente facendo scemare l’interesse verso l’opportunità ecco qualche consiglio pratico per trovare idonee soluzioni e attuare al meglio gli aspetti della trasformazione digitale che molto spesso vengono dimenticati.

Qual è il primo passo verso la digitalizzazione dei flussi di lavoro? La valutazione preliminare e la definizione deli obiettivi.

Essendo ormai esperti di auto-valutazioni (grazie all’avvento del GDPR e dei concetti di privacy by design e by default) non ci resta che procedere con la stessa modalità nella realizzare di una valutazione preliminare a 360° gradi sullo stato della digitalizzazione dei nostri processi aziendali. Questa valutazione, non deve essere solo di natura economica, ma anzi includere tutti i vari step per il raggiungimento dei nostri principali obiettivi e di conseguenza anche tutte le figure interne/esterne all’azienda impegnate in tali attività.

Investigare e dedicare tempo all’analisi dei flussi ci consentirà di avere una visione chiara e precisa della movimentazione aziendale in generale: documentazione, modalità di comunicazione, doppi passaggi e colli di bottiglia. Questa operazione metterà luce su eventuali aree critiche che, il tempo e la consuetudine del “si è sempre fatto così”, potrebbero aver creato rendendo l’intera gestione pesante e piena di falle da tutte le parti.

Esempio pratico: la realizzazione di un catalogo cartaceo può arrivare a coinvolgere migliaia di prodotti ed ha una quantità enorme di informazioni da dover gestire. Un solo prodotto può avere infatti moltissime varianti prodotto (varianti su materiali, misure, forma ecc… a cui aggiungere la variante colore). Solo dalla gestione di un singolo prodotto arriveremo a gestire moltissime informazioni senza nemmeno aver aggiunto ancora il dato sui prezzi che varieranno sulla base delle varianti e delle offerte. Ora pensiamo di lavorare ad un catalogo da più di 10.000 prodotti, siamo davanti ad un numero davvero importate di dati ed a una gestione complessa per la realizzazione anche solo di una pagina. Molti gli attori coinvolti, reparti come: merchandising e publishing, i grafici, più eventuali fotografi per scatti ambientati.

Come fare? Come gestire la costruzione di un catalogo digitalizzandone l’intero processo? Ovviamente la risposta è complessa ma non impossibile. Richiede degli indicatori sui tempi e solitamente nuovi strumenti di lavoro.

Gli obiettivi in questo esempio sono:

  • l’abbandono della vecchia gestione realizzata tramite i ritagli cartacei (attaccati su fogli A4 grazie a dello scotch) per la costruzione della prima bozza di pagina,
  • eliminazione, a conseguenza,  di almeno la metà dell’archivio cartaceo necessario per la costruzione,
  • riduzione del numero di correzioni (cercando di non andare oltre la terza correzione di media),
  • introduzione all’utilizzo di strumenti di progettazione grafica (su base cloud) per la gestione della fase di commento e di correzione già in fase di prima bozza,
  • infine, chiaramente, la riduzione del tempo totale di gestione per la costruzione del catalogo.

Gli indicatori per la scelta del bene strumentale

Nella vita quotidiana aziendale gli imprenditore o le PMI cercano una soluzione quando si trovano di fronte ad un problema reale e concreto, difficilmente ci si trova di fronte ad uno studio che porta alla luce la possibilità di migliorare i propri goal aziendali passando però da analisi che non includano le vendite come ad esempio i processi.

La conoscenza di queste dinamiche grazie a strumenti di misurazione del tempo (gestionali, CRM, strumenti di project management… perché tutte le aziende sono time consuming alla fine) porterebbe invece alla soluzione di un problema o al soddisfacimento di una necessità interna. Pensiamo al tempo speso per la gestione dei ritagli dell’esempio precedente ed il tempo a passare le carte rispetto a modifiche realizzabili invece direttamente su programmi di softwarehouse di settore.

Questa digitalizzazione del processo richiederà di:

  • programmare la formazione / re-skills dei lavoratori per utilizzo di nuovi programmi;
  • fase di testing per l’abbandono dei processi precedenti;
  • nuova misurazione dei tempi per la verifica.

Ovviamente la percezione della necessità spetta alla proprietà dell’azienda, all’imprenditore oppure al preposto che non è così scontato trovare però in azienda. La figura dell’operation manager non è ancora così diffusa purtroppo ma potrebbe essere un ottimo inizio. Figura presso la quale richiedere queste analisi ed indicatori. Facciamo altri esempi che potrebbe essere interessante rilevare in un’azienda produttrice di cataloghi:

  • la rilevazione del costo stampanti e relativi consumabili (pensiamo a quanta carta potremmo utilizzare in meno rispetto all’esempio discusso);
  • la dimensione degli archivi cartacei, il relativo tempo dedicato alla ricerca documenti e lo smaltimento.

Ma proviamo a ragionare ancora su altri parametri, non sarebbe interessante sapere:

  • il numero di mail (o di chiamate) necessario per ottenere un’informazione aggiornata e attendibile;
  • il grado di controllo esistente sull’avanzamento delle procedure aziendali nel rispetto delle tempistiche di esecuzione;
  • quante operazioni di data entry da documento analogico vengono fatte in un anno;
  • il numero di report utilizzati all’interno dell’azienda e la relativa frequenza di aggiornamento;

Consigli su come procedere 

Come promesso ecco alcuni consigli su come procedere per non rimanere impantanati nelle nostre stesse intenzioni:

  • individuare una figura all’interno dell’azienda (avevamo parlato della figura dell’operation manager) per ricostruire gli step dei flussi di lavoro e aiutare a definire correttamente la situazione. Altre figure di riferimento nei vari reparti potranno servire successivamente per il coordinamento;
  • redazione di un documento con la rappresentazione fedele della situazione “as is” di facile consulto visivo con individuare di doppi passaggi, criticità e colli di bottiglia (le sorprese non mancheranno);
  • concordare come dovrebbe essere la situazione “to be” e redazione del relativo documento, anche qui un documento di facile consulto visivo di come dovrebbe essere, concentrando gli sforzi sulla semplificazione;
  • verificare se organigramma e funzioni aziendali sono ottimali per il completamento della procedura, verificando sovrapposizioni di comando;
  • verifica degli strumenti hardware e software in possesso dell’azienda e studio di nuovi strumenti;
  • definire le implementazione in ordine di importanza a supportare il cambiamento atteso (anche in termini di re-skills dei dipendenti);

Purtroppo la digitalizzazione ha innegabilmente un costo ma del tutto gestibile rispetto alle attese dei risparmi totali. D’obbligo è l’acquisto di una suite di gestione documentale e workflow, privilegiando l’acquisto di soluzioni complete ed espandibili.

PS: ovviamente la validità della base informatica è il punto cardine su cui costruire tutto il percorso di digitalizzazione.

Conclusione

In conclusione è doveroso ricordare ancora che qualsiasi progetto di digitalizzazione dei flussi di lavoro esige un’attenzione importante dell’imprenditore. Occorre davvero concentrarsi sulla macchina organizzativa (dalla struttura aziendale fino ai flussi di lavoro) perché fonte di costi e che la digitalizzazione, in tempi di trasformazioni digitali, può essere un valore tanto quanto una prodotto premium del nostro catalogo e fattore di differenziazione.

Mi occupo di digitale da più di 8 anni. Sul mio blog descriverò le mie esperienze nel mondo digital, scriverò di innovazione e start-up. Se sei interessato ai miei articoli iscriviti alla newsletter.

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